Time Spent – Vlastní akce pro součet času položek v kalendáři

Pokud využíváte kalendář v aplikaci Outlook pro plánování práce, či zpětně jako svůj výkaz, tak právě zobrazení celkového času vybraných položek (Time spent) je funkce, bez které se nelze jednoduše obejít.

A jak to tak bývá, nic není zadarmo a i v tomto případě bude nutné si tuto funkci vložit manuálně pomocí makra a následně přidat do pásu karet jako vlastní akci.

Time Spent – jak funguje?

Jak už bylo řečeno jde o makro funkci, kterou je nutné manuálně spustit ve formě vlastní akce a ikonky v pásu karet.

Stačí tedy v rámci kalendáře označit libovolný počet položek kalendáře (je nutné při označování držet levý Ctrl) a následně v pásu karet spustit vlastní akci pomocí tlačítka „Time Spent“. Jakmile bude makro dokončeno, zobrazí se pop-up okno s informací o celkovém součtu času vybraných položek viz:

Time Spent – implementace makra?

1. Spusťte aplikaci Outlook
2. Pomocí klávesové zkratky Alt + F11 otevře okno „Microsoft Visual Basic for Applications„
3. Do části „ThisOutlookSession“ zkopírujte makro:

   Public Sub TimeSpentReport()
       Dim objOL As Outlook.Application
       Dim objSelection As Outlook.Selection
       Dim objItem As Object
       Dim Duration As Long
       Dim TotalWork As Long
       Dim Result As Integer
   
       Duration = 0
       TotalWork = 0
       
       On Error Resume Next
   
       Set objOL = CreateObject("Outlook.Application")
       Set objSelection = objOL.ActiveExplorer.Selection
   
       For Each objItem In objSelection
           If objItem.Class = olAppointment Then
               Duration = Duration + objItem.Duration
           ElseIf objItem.Class = olTask Then
               Duration = Duration + objItem.ActualWork
               TotalWork = TotalWork + objItem.TotalWork
           ElseIf objItem.Class = Outlook.olJournal Then
               Duration = Duration + objItem.Duration
           Else
               Result = MsgBox("Nic jsi nevybral!", vbCritical, "Time Spent")
               Exit Sub
           End If
       Next
       
       Dim MsgBoxText As String
       MsgBoxText = "Celkový čas strávený na vybraných úkolech: " & vbNewLine & Duration & " minut"
       
       If Duration > 60 Then
           MsgBoxText = MsgBoxText & HoursMinsMsg(Duration)
       End If
       
       If TotalWork > 0 Then
           MsgBoxText = MsgBoxText & vbNewLine & vbNewLine & "Celkový čas zaznamenaný pro vybraný Task: " & vbNewLine & TotalWork & " minut"
           
           If TotalWork > 60 Then
               MsgBoxText = MsgBoxText & HoursMinsMsg(TotalWork)
           End If
       End If
   
       Result = MsgBox(MsgBoxText, vbInformation, "Time Spent")
   
   ExitSub:
       Set objItem = Nothing
       Set objSelection = Nothing
       Set objOL = Nothing
   End Sub
   
   Public Function HoursMinsMsg(TotalMinutes As Long) As String
           Dim Hours As Long
           Dim Minutes As Long
           Hours = TotalMinutes \ 60
           Minutes = TotalMinutes Mod 60
           HoursMinsMsg = " (" & Hours & "h " & Minutes & "m)"
   End Function

   Děkuji Jirkovi Hrochovi za úpravu makra dle mých požadavků :-).

4. Pomocí ikonky „Disketa„, nebo položek menu File a Save projekt uložte
5. Pokud máte makro uložené je možné celé okno „Microsoft Visual Basic for Applications“ zavřít
   

Time Spent – přidání akce do pásu karet

1. Kdekoliv na pásu karet pravým tlačítkem myši otevřete nabídku a vyberete „Přizpůsobit pás karet..„
2. V levém dialogovém okně „Zvolit příkazy z:“ vyberte Makra
3. V pravém dialogovém okně „Přizpůsobit pás karet:“ vyberte Hlavní karty
4. Rozbalte nabídku „Domů (kalendář)„
5. Pomocí pravým tlačítkem myši nad nabídkou „Domů (kalendář)“ vytvořte novou skupinu pomocí „Přidat novou skupinu“
6. Novou skupinu přejmenujte na „Vlastní akce“ pomocí pravého tlačítka myši a volbou „Přejmenovat“
7. Přidejte makro „Project1.ThisOutlookSession.TimeSpent“ do skupiny „Vlastní akce“ pomocí tlačítka „Přidat >>„
8. Makro přejmenujte na „Time Spent“ pomocí pravého tlačítka myši a volbou „Přejmenovat
9. Nabídku ukončete tlačítkem „OK“
   

Time Spent – nastavení potřebného oprávnění

1. V rámci pásu karet se přepněte do záložky „Soubor“ a následně „Možnosti“ otevřete nastavení „Možnosti aplikace Outlook„
2. Přepněte se do záložky „Centrum zabezpečení“ a pomocí tlačítka „Nastavení Centra zabezpečení…“ otevřete nastavení „Centrum zabezpečení„
3. V části „Nastavení maker“ vyberte volbu „Povolit všechna makra“ (s rizikem potencionálního spuštění nebezpečného kódu), nebo „Zobrazit oznámení pro všechna makra“ (bude vyžadovat schválení při každém spuštění funkce Time Spent)